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Introduzione
Fino a pochi anni fa, moltissime società italiane risultavano strutturate in modo più o meno centralizzato con un’organizzazione piramidale che portava al vertice tutte le ramificazioni aziendali. Per tutte le ramificazioni, intendiamo anche quelle che non necessariamente costituivano una funzione primaria per il conseguimento degli obiettivi aziendali.
Successivamente ci si è resi conto che dirottare le risorse tecniche e umane sulle funzioni più importanti del settore d’attività in cui l’azienda stessa opera e compete, può essere estremamente vantaggioso, per poter conseguire il fine ultimo di ottimizzare le procedure che devono creare valore aggiunto all’azienda.
La tendenza del mondo industriale e dei servizi sta cambiando. Oggi si tende sempre con maggiore frequenza a decentrare o assegnare a terzi tutto ciò che non riveste un ruolo primario per la crescita del profitto aziendale e per questo sempre più spesso si sente parlare di outsourcing.
Mentre per molte aziende la gestione della documentazione cartacea, è un chiaro esempio di attività a basso valore aggiunto, per 12345678.it s.r.l. costituisce una delle attività primarie insieme all’archiviazione ottica e alla microfilmatura dei documenti.
In generale le società che optano per soluzioni di decentramento e/o terziarizzazione spesso inseguono un duplice obiettivo. Da un lato lo snellimento della struttura aziendale, con conseguente miglioramento delle performance direttamente correlate al proprio business, dall’altro, aspetto non meno importante, l’eliminazione dell’incertezza nella valutazione dei costi e di conseguenza una più affidabile pianificazione dei budget annuali di ogni centro di costo.
I nostri principali servizi
Archiviazione cartacea
Per archiviazione cartacea intendiamo una serie di servizi mirati alla riorganizzazione della gestione della documentazione che il cliente normalmente tiene presso le proprie strutture.
- La premessa fatta evidenzia che il problema della gestione della documentazione cartacea amministrativa, fiscale o commerciale, soprattutto quando si raggiungono volumi significativi, porta spesso a conseguenze piuttosto negative, come ad esempio:
- La difficoltà di conoscere i costi effettivi dovuti alle risorse e ai tempi dedicati all’archiviazione, alla ricerca e al reperimento dei documenti;
- La crescita dei costi e degli impegni per l’acquisto o la locazione d’immobili e spazi dedicati all’archivio o a nuovi archivi;
- I costi dovuti al mantenimento degli spazi stessi (tasse di proprietà, energia, controllo, ecc.);
- La perdita d’opportunità di destinare gli spazi attualmente occupati da carta ad altre attività aziendali di maggiore produttività e redditività per l’azienda.
La nostra società propone una soluzione d'archiviazione decentrata, in magazzini dotati di tutte le caratteristiche di sicurezza (antifurto, anti-intrusione, servizio di vigilanza) oltre alle idonee coperture assicurative che coprono danneggiamenti, incendi e perfino parte degli eventuali costi di ricostituzione dei documenti.
Oltre alla pura conservazione e custodia dei documenti, la gestione completa e professionale degli archivi cartacei si sviluppa attraverso il seguente insieme di servizi:
- Fase iniziale di attivazione che consiste nel riorganizzare le unità d’archivio da destinare alla custodia. La raccolta dei falconi in apposite unità d’archivio, il rilevamento della descrizione esterna dei singoli faldoni e l’associazione delle informazioni raccolte al numero di scatola identificativo dell’unità d’archivio sono operazioni di fondamentale importanza sulla base delle quali sarà poi strutturato il servizio di gestione dell’archivio.
- Il carico, il trasferimento dalla sede del cliente agli archivi della 12345678.it s.r.l. , e lo scarico di tutta la documentazione preparata attraverso la fase di attivazione;
- La presa in carico delle unità d’archivio, la collocazione su appositi scaffali e la rilevazione delle coordinate identificative della posizione finale dell’unità d’archivio;
- Ia raccolta di tutte le informazioni descrittive e numeriche emerse attraverso le fasi precedenti in un apposito data base
- Evasione delle richieste di consultazione in tempi standard contenuti (max entro 24 h con possibilità di offrire il servizio in 4 h per necessità urgenti). A seguito di esigenze di visione e consultazione dei documenti da parte del cliente, 12345678.it s.r.l. ricerca, individua ed estrae l’unità d’archivio richiesta all’interno della struttura, compila appositi moduli di evasione e si occupa della consegna dell’unità presso la sede del cliente, il quale ultimata la consultazione dovrà solamente richiedere il ritiro per il ripristino dell’archivio. In molti casi al fine di velocizzare i tempi. anziché consegnare l’unità d’archivio, si effettua una copia del singolo documento oggetto della richiesta per poi trasmetterlo via fax o e-mail direttamente all’interessato.
- Tutte le integrazioni periodiche alla presa in carico iniziale saranno gestite totalmente da 12345678.it s.r.l. sempre attraverso le fasi descritte.
- Eliminazione documenti: solamente a seguito di incarico scritto del cliente è offerto il servizio di distruzione delle eventuali unità d’archivio che per vari motivi (come il termine della vita legale) non è più necessario mantenere in essere.
La garanzia per l’azienda cliente di ricevere un servizio efficiente, insieme a una valutazione economica positiva del servizio offerto e alla determinazione certa dei costi, stanno spingendo il mercato sempre più velocemente verso questi servizi di gestione decentrati.
Archiviazione ottica- L’archiviazione Ottica rappresenta una soluzione in continua evoluzione e sicuramente complementare al servizio di pura custodia dei documenti. Attraverso apposite apparecchiature e tecnologie si riescono ad archiviare elettronicamente sia dati sia immagini, convertendo così i documenti cartacei in file digitalizzati memorizzabili su appositi supporti informatici come i diffusissimi CD-Rom.
- Questo tipo d'archiviazione permette di disporre di un archivio elettronico consultabile dal cliente secondo le diverse esigenze di ricerca, che normalmente rispecchiano pienamente le procedure operative seguite per l’accesso ad un archivio fisico. Il vantaggio principale consiste nella velocità d'accesso al magazzino elettronico, che consente la visione del documento desiderato in pochi secondi e la possibilità di stampare e/o inviare via fax o e-mail, copia dello stesso come per le normali corrispondenze fra aziende. Tutto questo è semplicemente fattibile dalla propria postazione di lavoro, tutti i documenti sono a portata di mano.
- Le applicazioni per un servizio di questo tipo sono varie e possono soddisfare le esigenze delle diverse funzioni aziendali come l’amministrazione (fatture Fornitori, fatture Clienti, contratti, ddt, verbali, corrispondenza attiva e passiva,..), la produzione (schede di lavorazione, manuali tecnici,..), la progettazione e gli uffici tecnici (disegni tecnici grande formato, certificazioni ISO, cartelle clienti e commesse..), il CED (archiviazione ottica di spool di stampa e file), il marketing e le vendite (listini, cataloghi, fax, offerte, comunicazioni,..).
Il servizio di archiviazione ottica è strutturato attraverso una serie di attività operative abbastanza comuni alle diverse tipologie di documenti che possono così riassumersi: - Presa in carico e ritiro della documentazione da acquisire otticamente con periodicità predefinita
- Operazioni di preparazione della documentazione per costituire una buona omogeneità fra i documenti
- Ottimizzazione della fase di acquisizione ottica attraverso diverse attrezzature professionali di scansione
- Indicizzazione delle immagini ottenute a seconda delle specifiche di lavoro pattuite
- Ripristino e/o rimessaggio della documentazione trattata
- Masterizzazione del supporto ottico o travaso dei file e dei dati su HD o Server dedicati.
- Riconsegna della documentazione cartacea al cliente o costituzione di nuove unità d’archivio con trasferimento alle strutture 12345678.it s.r.l. per la custodia decentrata.
Altre attività
- La stretta correlazione tra i servizi presentati e il mondo informatico, e la conseguente necessità di essere sempre preparati alle continue evoluzioni tecnologiche di questo settore insieme alla necessità di fornire soluzioni complete alla ns clientela, ci ha portato alla condizione di poter offrire una serie attività legate alla fornitura di attrezzature e servizi che possiamo sinteticamente descrivere per punti:
- Vendita e assistenza di Software d’archiviazione ottica vestibili alle esigenze del cliente;
- Fornitura di fotocopiatori e sistemi digitali multifunzione. Per questa attività l’esperienza maturata e la necessità di essere competitivi e di offrire al mercato una sempre maggiore certezza sui costi di gestione delle apparecchiature ci porta ad offrire contratti di gestione e manutenzione in global service che includono tutta l’assistenza tecnica, tutte le parti di ricambio e tutti i consumabili quali toner, developer, tamburi, rulli fusori e di pulizia ad eccezione della sola carta. Questi contratti statisticamente consentono un risparmio di circa il 20% annuo sui costi di gestione rispetto ai contratti classici di manutenzione.
- Vendita e assistenza apparecchiature distruggi documenti, rilegatura ecc…
- Vendita e assistenza di apparecchiature per il trattamento del denaro (contabanconote, microfilmatici, scanner da sportello ecc..)
- Servizio di microfilmatura di documenti (16 e 35 mm) e di spool di stampa;
- Vendita e Assistenza di attrezzature HW da microfilm (lettori, lettori stampatori,..);
Introduzione
Fino a pochi anni fa, moltissime società italiane risultavano strutturate in modo più o meno centralizzato con un’organizzazione piramidale che portava al vertice tutte le ramificazioni aziendali. Per tutte le ramificazioni, intendiamo anche quelle che non necessariamente costituivano una funzione primaria per il conseguimento degli obiettivi aziendali.
Successivamente ci si è resi conto che dirottare le risorse tecniche e umane sulle funzioni più importanti del settore d’attività in cui l’azienda stessa opera e compete, può essere estremamente vantaggioso, per poter conseguire il fine ultimo di ottimizzare le procedure che devono creare valore aggiunto all’azienda.
La tendenza del mondo industriale e dei servizi sta cambiando. Oggi si tende sempre con maggiore frequenza a decentrare o assegnare a terzi tutto ciò che non riveste un ruolo primario per la crescita del profitto aziendale e per questo sempre più spesso si sente parlare di outsourcing.
Mentre per molte aziende la gestione della documentazione cartacea, è un chiaro esempio di attività a basso valore aggiunto, per 12345678.it s.r.l. costituisce una delle attività primarie insieme all’archiviazione ottica e alla microfilmatura dei documenti.
In generale le società che optano per soluzioni di decentramento e/o terziarizzazione spesso inseguono un duplice obiettivo. Da un lato lo snellimento della struttura aziendale, con conseguente miglioramento delle performance direttamente correlate al proprio business, dall’altro, aspetto non meno importante, l’eliminazione dell’incertezza nella valutazione dei costi e di conseguenza una più affidabile pianificazione dei budget annuali di ogni centro di costo.
I nostri principali servizi
Archiviazione cartacea
Per archiviazione cartacea intendiamo una serie di servizi mirati alla riorganizzazione della gestione della documentazione che il cliente normalmente tiene presso le proprie strutture.
- La premessa fatta evidenzia che il problema della gestione della documentazione cartacea amministrativa, fiscale o commerciale, soprattutto quando si raggiungono volumi significativi, porta spesso a conseguenze piuttosto negative, come ad esempio:
- La difficoltà di conoscere i costi effettivi dovuti alle risorse e ai tempi dedicati all’archiviazione, alla ricerca e al reperimento dei documenti;
- La crescita dei costi e degli impegni per l’acquisto o la locazione d’immobili e spazi dedicati all’archivio o a nuovi archivi;
- I costi dovuti al mantenimento degli spazi stessi (tasse di proprietà, energia, controllo, ecc.);
- La perdita d’opportunità di destinare gli spazi attualmente occupati da carta ad altre attività aziendali di maggiore produttività e redditività per l’azienda.
La nostra società propone una soluzione d'archiviazione decentrata, in magazzini dotati di tutte le caratteristiche di sicurezza (antifurto, anti-intrusione, servizio di vigilanza) oltre alle idonee coperture assicurative che coprono danneggiamenti, incendi e perfino parte degli eventuali costi di ricostituzione dei documenti.
Oltre alla pura conservazione e custodia dei documenti, la gestione completa e professionale degli archivi cartacei si sviluppa attraverso il seguente insieme di servizi:
- Fase iniziale di attivazione che consiste nel riorganizzare le unità d’archivio da destinare alla custodia. La raccolta dei falconi in apposite unità d’archivio, il rilevamento della descrizione esterna dei singoli faldoni e l’associazione delle informazioni raccolte al numero di scatola identificativo dell’unità d’archivio sono operazioni di fondamentale importanza sulla base delle quali sarà poi strutturato il servizio di gestione dell’archivio.
- Il carico, il trasferimento dalla sede del cliente agli archivi della 12345678.it s.r.l. , e lo scarico di tutta la documentazione preparata attraverso la fase di attivazione;
- La presa in carico delle unità d’archivio, la collocazione su appositi scaffali e la rilevazione delle coordinate identificative della posizione finale dell’unità d’archivio;
- Ia raccolta di tutte le informazioni descrittive e numeriche emerse attraverso le fasi precedenti in un apposito data base
- Evasione delle richieste di consultazione in tempi standard contenuti (max entro 24 h con possibilità di offrire il servizio in 4 h per necessità urgenti). A seguito di esigenze di visione e consultazione dei documenti da parte del cliente, 12345678.it s.r.l. ricerca, individua ed estrae l’unità d’archivio richiesta all’interno della struttura, compila appositi moduli di evasione e si occupa della consegna dell’unità presso la sede del cliente, il quale ultimata la consultazione dovrà solamente richiedere il ritiro per il ripristino dell’archivio. In molti casi al fine di velocizzare i tempi. anziché consegnare l’unità d’archivio, si effettua una copia del singolo documento oggetto della richiesta per poi trasmetterlo via fax o e-mail direttamente all’interessato.
- Tutte le integrazioni periodiche alla presa in carico iniziale saranno gestite totalmente da 12345678.it s.r.l. sempre attraverso le fasi descritte.
- Eliminazione documenti: solamente a seguito di incarico scritto del cliente è offerto il servizio di distruzione delle eventuali unità d’archivio che per vari motivi (come il termine della vita legale) non è più necessario mantenere in essere.
La garanzia per l’azienda cliente di ricevere un servizio efficiente, insieme a una valutazione economica positiva del servizio offerto e alla determinazione certa dei costi, stanno spingendo il mercato sempre più velocemente verso questi servizi di gestione decentrati.
Archiviazione ottica- L’archiviazione Ottica rappresenta una soluzione in continua evoluzione e sicuramente complementare al servizio di pura custodia dei documenti. Attraverso apposite apparecchiature e tecnologie si riescono ad archiviare elettronicamente sia dati sia immagini, convertendo così i documenti cartacei in file digitalizzati memorizzabili su appositi supporti informatici come i diffusissimi CD-Rom.
- Questo tipo d'archiviazione permette di disporre di un archivio elettronico consultabile dal cliente secondo le diverse esigenze di ricerca, che normalmente rispecchiano pienamente le procedure operative seguite per l’accesso ad un archivio fisico. Il vantaggio principale consiste nella velocità d'accesso al magazzino elettronico, che consente la visione del documento desiderato in pochi secondi e la possibilità di stampare e/o inviare via fax o e-mail, copia dello stesso come per le normali corrispondenze fra aziende. Tutto questo è semplicemente fattibile dalla propria postazione di lavoro, tutti i documenti sono a portata di mano.
- Le applicazioni per un servizio di questo tipo sono varie e possono soddisfare le esigenze delle diverse funzioni aziendali come l’amministrazione (fatture Fornitori, fatture Clienti, contratti, ddt, verbali, corrispondenza attiva e passiva,..), la produzione (schede di lavorazione, manuali tecnici,..), la progettazione e gli uffici tecnici (disegni tecnici grande formato, certificazioni ISO, cartelle clienti e commesse..), il CED (archiviazione ottica di spool di stampa e file), il marketing e le vendite (listini, cataloghi, fax, offerte, comunicazioni,..).
Il servizio di archiviazione ottica è strutturato attraverso una serie di attività operative abbastanza comuni alle diverse tipologie di documenti che possono così riassumersi: - Presa in carico e ritiro della documentazione da acquisire otticamente con periodicità predefinita
- Operazioni di preparazione della documentazione per costituire una buona omogeneità fra i documenti
- Ottimizzazione della fase di acquisizione ottica attraverso diverse attrezzature professionali di scansione
- Indicizzazione delle immagini ottenute a seconda delle specifiche di lavoro pattuite
- Ripristino e/o rimessaggio della documentazione trattata
- Masterizzazione del supporto ottico o travaso dei file e dei dati su HD o Server dedicati.
- Riconsegna della documentazione cartacea al cliente o costituzione di nuove unità d’archivio con trasferimento alle strutture 12345678.it s.r.l. per la custodia decentrata.
Altre attività
- La stretta correlazione tra i servizi presentati e il mondo informatico, e la conseguente necessità di essere sempre preparati alle continue evoluzioni tecnologiche di questo settore insieme alla necessità di fornire soluzioni complete alla ns clientela, ci ha portato alla condizione di poter offrire una serie attività legate alla fornitura di attrezzature e servizi che possiamo sinteticamente descrivere per punti:
- Vendita e assistenza di Software d’archiviazione ottica vestibili alle esigenze del cliente;
- Fornitura di fotocopiatori e sistemi digitali multifunzione. Per questa attività l’esperienza maturata e la necessità di essere competitivi e di offrire al mercato una sempre maggiore certezza sui costi di gestione delle apparecchiature ci porta ad offrire contratti di gestione e manutenzione in global service che includono tutta l’assistenza tecnica, tutte le parti di ricambio e tutti i consumabili quali toner, developer, tamburi, rulli fusori e di pulizia ad eccezione della sola carta. Questi contratti statisticamente consentono un risparmio di circa il 20% annuo sui costi di gestione rispetto ai contratti classici di manutenzione.
- Vendita e assistenza apparecchiature distruggi documenti, rilegatura ecc…
- Vendita e assistenza di apparecchiature per il trattamento del denaro (contabanconote, microfilmatici, scanner da sportello ecc..)
- Servizio di microfilmatura di documenti (16 e 35 mm) e di spool di stampa;
- Vendita e Assistenza di attrezzature HW da microfilm (lettori, lettori stampatori,..);
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